Vi kan inte tänka att nu är vi klara. Vi måste ha ett flexibelt och snabbfotat intranät som kan förändras utifrån olika verksamheters behov över tid, menar Henrik Lindblom, projektledare, Varbergs kommun.

Lanserade en del i taget

Att ta fram en medarbetarwebb eller ett intranät behöver inte vara ett stort projekt med start och slut. För Varbergs kommun har arbetet pågått under ett par års tid och arbetssättet bygger på att utveckla en del i taget och testa den för att kunna fortsätta att förbättra. Sedan rullar de ut en del i taget till några grupper åt gången.

De har verkligen haft en annan infallsvinkel än många andra, med fokus på arbetsplatsen och arbetssättet. De jobbar agilt i sin rätta bemärkelse, kan man säga. De har levt efter filosofin ”Det blev inte som vi tänkt, då gör vi om det så här och släpper ut det till ytterligare några hundra medarbetare”, berättar Catharina Carlsson, projektledare, Soleil.

Vi började med vad vi kallade för prototyp A. I den fasen fick några förskolor börja med att använda SiteVisions social collaboration för att samarbeta. I prototyp B släppte vi in alla förskolor och grundskolor, vilket är ungefär hälften av kommunens medarbetare, säger Henrik.

Nu i januari 2020 har de lanserat version 1.0 och driftsatt medarbetarwebben för hela kommunen. Där når alla just de filer de behöver, sina samarbetsgrupper och all information.

Kulturbärare, effektivt hjälpmedel i vardagen och verktyg för ledningskommunikation

Som hjälp för att utveckla en medarbetarwebb som fyller sitt syfte tog kommunen fram tre effektmål:

  • Det ska vara en kulturbärare som skapar förståelse för helheten.
  • Det ska vara välfungerande verktyg för ledningskommunikation.
  • Det ska vara ett effektivt hjälpmedel i användarens vardag.

Dessa mål ligger till grund för allt utvecklingsarbete och kommer att följas upp kontinuerligt.

Ny strategi där medarbetarens egen arbetsplats är mest central

På det gamla intranätet mötte medarbetarna en kommungemensam startsida och fick klicka sig in på sin förvaltning. Den egna arbetsplatsen hittade de ytterligare ett klick bort. Nu har vi försökt vända på det helt och hållet – den som jobbar på en skola möter sin skola, sina kollegor och sina sociala funktioner först, förklarar Henrik.

Den egna arbetsplatsen kommer alltså i första hand, därefter förvaltning och i sista hand kommunen som helhet.

I en kommun jobbar alla med så många olika saker och då all information tidigare var allmänt hållen ville de nu att det ska kännas närmare varje medarbetare, säger Catharina.

Eftersom målet har varit ett intranät som skapar så stor användarnytta som möjligt har de varit noga med att involvera medarbetare i de stora yrkesgrupperna inom socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen.

Vi vill inte ha en lösning för de centrala tjänstemännen, utan har fokuserat på dem ute på fältet, förtydligar Henrik.

Viktigt med självinstruerande intranät

Varbergs kommun använder Office 365 och har lagt mycket kraft på att samla och väva ihop alla digitala verktyg för att förbättra användarupplevelsen.

Om man behöver en utbildning för att använda ett intranät är det väl för komplext? Många i en kommun har inte så mycket skärmtid och då finns inte tid till att leta och fundera, det ska vara ett stödjande system, tycker Henrik.

Därför har kommunen testat olika delar och valt att nyttja alla funktioner i Office 365 som de tycker är bra, men lagt in dem i ett mer användarvänligt gränssnitt. Målet är att vägleda och stödja användarna in i olika samarbetsfunktioner.

Vi måste skapa ett intranät som utgår ifrån olika användares behov. Jag ska exempelvis kunna se vilka grupper jag är medlem i och så vidare, det är inte helt enkelt i Office 365-gränssnittet. Det blir enklare och tydligare när vi integrerar det med SiteVision, förklarar Henrik.

Läs mer på soleilit.se.

Soleil
Järnvägsggatan 2
65225, Karlstad

+46 (0)73 370 06 92

info@soleilit.se

http://www.soleilit.se/