Digitalisering handlar också om att öka kvaliteten, reducera risker och manuellt arbete. Om att öka företagets möjligheter att vara konkurrenskraftigt både när det gäller affärer såväl som när det gäller att locka framtida medarbetare.

Det handlar om överlevnad
Att komma igång med digitaliseringsresan handlar faktiskt om en så stor fråga som frågan om företagets möjlighet till överlevnad. Frågan om ett

”…förståelsen för att det är en långsiktig process man ger sig in i…”

långsiktigt hållbart företag, med möjlighet att överleva, bör därför vara med i framtidsspaningen om ‘varför’ man måste börja arbeta aktivt med digitalisering. För att skapa förståelse och riktigt inse vikten av att komma igång.

Diskussion om företagets överlevnad ger också effekten att man ökar förståelsen för att det är en långsiktig process man ger sig in i – en process som kanske aldrig tar slut. Och därför passar digitaliseringsresan också bra ihop med de, ofta sedan tidigare, invanda aktiviteter man har i organisationen kring ‘ständig förbättring’.

Lämpligt område att starta med
Ett bra administrativt område att börja digitaliseringsresan med är processer som direkt och indirekt relaterar till företagets ekonomifunktion. Det finns flera orsaker till det:

  • Ekonomifunktionen genomsyrar direkt/indirekt hela företaget och många av ekonomiprocesserna angränsar till verksamhetens övriga processer.
  • Inom redovisning, lön och ekonomi finns en hel del tvingande och standardiserade processer som är lika för alla företag – därmed finns det både vedertagna metoder såväl som utvecklade systemstöd sedan tidigare att luta sig mot kring digitalisering.
  • Ekonomer är generellt duktiga på att driva, säkerställa och följa upp ‘projekt’ och hålla deadlines (man gör det både månads- såväl som årsvis i form av olika ekonomi-, lednings- och styrelserapporteringar) och är därför lämpliga att vara de som utgör basen för att digitaliseringen verkligen blir varaktig.
  • Det finns idag flera goda exempel på ekonomifunktioner att hämta lärdom och inspiration från. Exempel på ekonomifunktioner som dels är (näst intill) papperslösa, dels effektiviserats tack vare digitaliseringen och dessutom har kunnat öka sitt proaktiva ekonomistöd i organisastionen. Tack vare frigjord tid.
  • Med utgångspunkt i ekonomifunktionen blir det sedan naturligt att vidga digitaliseringsprojektet till CRM och försäljning, marknads-avdelningens arbete, företagets avtalshantering, offerering, resursplanering, ledningsfunktion osv.

Rätt kommunikation – alltid av vikt
Som vanligt är kommunikationen viktig. För att skapa rätt förväntningar, öka förståelsen för varför man startar digitaliseringsprojektet och för att få fram

”…inte har några pärmar och dokument kvar i ekonomernas närområde…”

de effektmål man förväntar sig. Får man inte med sig personalen är det svårare att få nya rutiner och sätt att arbeta på att fungera.

Så ett gott råd är att starta digitaliseringsresan med företagets ekonomifunktion. ”Men vi är redan digitaliserade”, kanske ekonomerna påpekar. Ett litet test man då kan göra är att helt enkelt kontrollera så att ekonomiavdelningen inte har några pärmar och dokument kvar i ekonomernas närområde kring arbetsplatsen. Är så fallet finns arbete kvar att göra. Är så inte fallet finns sannolikt en bra grund för att ta digitaliseringsresan vidare till fler avdelningar och processer.

Se till att inte hamna i ett digitalt kaos
Kom också ihåg att en väldordnad analog arbetsplats med omfattande pappersdokumentation i pärmar och mappar kan riskera att bli en salig röra och direkt verksamhetsfarlig om man ‘bara’ sätter igång och digitalisera densamma. Det är avgörande att den digitala grundstrukturen finns på plats och är väl genomarbetad samt att det finns systemstöd för densamma.

http://nyaek.se/fokus/ekonomi/index.html

AB Nya Ekonomikompetens
Tynäsgatan 10
65216, Karlstad

+ 46 (0)70-359 54 00

kontakt@nyaek.se

http://www.nyaek.se