När de lät användarna svara på undersökningen Web Service Award våren 2020 visade resultatet att användarna inte var nöjda med intranätet. Vid nästa undersökning fanns den nya plattformen på plats och de hade Sveriges bästa intranät. Så himla roligt, stort grattis från oss!

– Intranätet ska vara vår centrala kanal för internkommunikation och då behöver det vara användarvänligt och effektivt. Vår tidigare plattform var inte tillräckligt flexibel, den var långsam och svårjobbad. Medarbetarna hittade inte det de sökte och informationen var inaktuell. Därför behövde vi en ny modern plattform som lever upp till de behov vi har idag, berättar Lillemor Odgren, kommunikatör, Rikshem.

Nytt arbetssätt och starkare företagskultur

Förutom att utveckla en ny plattform ville de ändra arbetssätt och bygga en stark företagskultur. För att lyckas med detta tog de fram tydliga effektmål som ska bidra till att de når syftet med intranätet: ett Rikshem genom att förenkla och stärka individuellt arbete och samarbete för att företaget ska nå sina mål.

– De hade genomfört en förstudie för att ta fram effektmålen. Där gick de noggrant igenom sina målgrupper och satte sig in i deras behov genom att titta på statistik, intervjua medarbetare och sätta upp kundresor. De hade också prioriterat vad som är viktigast och gjort en ordentlig genomgång av sina olika plattformar för dokumenthantering för att hitta bäst sätt att jobba med det, säger Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil.

– Medarbetarna svarade att de vill kunna utbyta erfarenheter och ställa frågor till varandra. Vi är utspridda över hela landet och vissa har inte så många att bolla med lokalt, förklarar Lillemor.

Vi på Soleil startade med att sätta oss in i användarnas behov och identifiera vilka som var de mest prioriterade målgrupperna. För Rikshem, som har många medarbetare på fältet och som är spridda på olika lokalkontor är det viktigt att nå ut med både lokal och central information på ett enkelt sätt. Allt för att öka användarupplevelsen genom att rätt information och rätt funktioner är lätta att hitta. Med den vetskapen kunden vi sedan börja arbetet med att bygga Rikshems digitala arbetsplats.

Integrationer som underlättar och effektiviserar vardagen

Medarbetarna ska lätt nå alla riktlinjer och rutiner som är kopplade till Rikshems processer direkt från intranätet, oavsett om de är ute i fält eller på ett kontor. Därför finns exempelvis en integration mot deras dokumenthanteringssystem där de lagrar  alla rutiner och processer.

– Vi har hjälpt dem att göra alla processer sökbara på intranätet och tagit fram tydliga beskrivningar som är enkla att förstå för användarna. Det är också lättarbetat för redaktörerna med förbestämda mallar som de kan publicera. Allt uppdateras automatiskt på intranätet när processansvariga gör en ny uppdatering i bakomliggande system, vilket innebär minimal administration. Annan information om vem som är processansvarig, länkar till andra och relaterade system tillsammans med FAQ och möjlighet att ta emot förbättringsförslag finns också inbyggt. Sedan har vi hjälpt dem med informationsstrukturen för att hitta en tydlig navigering och grupperat innehållet på ett sätt som är logiskt för användarna. Detat gör det enkelt för användarna att hitta det de söker, förklarar Charlotta.

För att Rikshems användare skulle få en sökfunktion som är kraftfull och som snabbt kan filtrera sökresultatet utifrån vad som är dokument, webbsida, person eller inlägg i sociala grupper var en integration mot dokumenthanteringssystemet nödvändig. Där har vi på Soleil stöttat Rikshem genom att kravställa mot leverantören.

Involverade hela organisationen

Rikshem hade en projektgrupp där någon från varje del av organisationen var med. De lät även en referensgrupp testa alla funktioner innan de släppte in alla medarbetare.

– Eftersom Web Service Award-rapporten kan brytas ner på olika avdelningar kunde jag se var i organisationen medarbetarna var missnöjda och med vad, så då såg jag till att involvera dem ordentligt i projektet, säger Lillemor.

Tack vare den noggranna förstudien så visste de verkligen vilka funktioner och vilken typ av innehåll deras användare vill ha.

– Vi har jobbat mycket med innehållet och strukturen, som vi testade ordentligt på målgrupperna innan. Det känns så bra att vi kan vara trygga i att de hittar det de söker och att informationen är korrekt och uppdaterad, berättar Lillemor.

Från en av de sämre i branschen till bäst i Sverige/en av de bästa i Sverige

Rikshem gjorde en Web Service Award-undersökning av det gamla intranätet i juni 2020 för att få en nollmätning att utgå ifrån och få bekräftat att de bygger på rätt sätt. Skillnaden i användarnöjdhet skiljer sig stort mellan vår och vinter 2020. I första undersökningen fick de ett medelvärde mellan 29 och 60, i den andra hamnade de mellan 58 och 79. Snittsiffran i branschen ligger mellan 45 och 59.

– Det är helt otroligt vilken förflyttning de gjort, menar Charlotta.

Bland annat visar mätningen att medarbetarna sparar tid tack vare intranätet eftersom det möjliggör ett nytt arbetssätt att hantera information. Exempelvis har Rikshem kommunicerat att de inte vill att någon skickar mejl till stora grupper, utan kommunicerar på intranätet i en mindre grupp, i det sociala flödet eller via en nyhet. Då når informationen just de som berörs av den, när de själva har tid att ta till sig den.

– Eftersom vi ville öka interaktionen på intranätet mäter och följer vi upp statistik över just detta. Och det har ökat rejält. Medarbetarna i alla delar av företaget har fått ett bättre intranät. Vi kan även använda statistik för att se på vilka avdelningar användarna inte är lika nöjda och stämma av med dem vad vi kan göra för att förbättra, säger Lillemor.

Vi har jobbat tillsammans med Rikshem sedan våren 2020 och har inte träffats på riktigt en enda gång på grund av pandemin. Resultatet av projektet visar tydligt att allt går att lösa på ett bra sätt på distans.

– Det har fungerat jättebra, vi har haft workshoppar digitalt. Soleil och deras team har varit väldigt proffsiga, vågat ifrågasätta våra idéer och tagit fram andra förslag. De känns mer som ett bollplank och en samarbetspartner än en leverantör, avslutar Lillemor.

Effektmålen med Rikshems intranät

Relevant och sant​
Användarnas upplevelse av att informationen är relevant och sann ska öka.​

Hitta lätt och rätt​
Användarnas upplevelse av att rätt information och rätt funktioner hittas lätt ska öka.​

Främja utbyte​
Rikshem ska främja utbyte av information mellan användarna​

Engagera och interagera​
Rikshem ska främja användarnas engagemang och interaktion med varandra.​

Helhetsförståelse​
Användarnas kännedom om företagets långsiktiga mål ska öka och förståelsen för hur det hänger ihop med det dagliga arbetet ska öka.