Nordic Medtest bidrar till säkrare IT i vården genom oberoende testning och kvalitetssäkring. Att säkerställa en god kvalité i alla sina processer är därför av yttersta vikt. Ur ett behov av att tydliggöra sina processer växte sig ett helt ledningssystem fram som nu genomsyrar hela verksamheten. Nu har de precis blivit ISO-certifierade, mycket tack vare 2c8 Modeling Tool som effektiviserar och kvalitetssäkrar deras arbete. 

Nordic Medtest startade som ett Vinnova projekt men det blev snabbt stor efterfrågan på deras tjänster. 2014 var de i full gång och idag står de inför en bolagisering. Den snabbt växande verksamheten innebar självklart stora utmaningar och de behövde kartlägga sina arbetsprocesser. De började helt från scratch som en ny verksamhet utan givna eller nedärvda strukturer. 

– Vi hade ett behov av att snabbt tydliggöra våra arbetsprocesser, dels för oss själva då vi hade en verksamhet som skulle växa men även för inhyrda konsulter som har ett behov av att snabbt komma in i verksamheten och jobba på ett likartat sätt, säger Peter Furster, verksamhetsansvarig för Nordic Medtest.  

Ger en bra överblick 
Ett stenkast bort på andra sidan av älven satt 2conciliate och tillsammans började de skissa på hur processerna såg ut i 2concialites verktyg 2c8 Modeling Tool. Under arbetets gång insåg de allt fler möjligheter med verktyget och valde att visualisera hela ledningssystemet.  

Idag är ledningssystemet indelat i tre nivåer där den första består av processer inom ledning och styrning, den andra nivån består av kärnprocesser dvs. leveransen mot kunder, och den tredje nivån består av stödprocesser i form av IT, ekonomi, personal m.m. Ledningssystemet är också kopplat till deras intranät och tillika informationshanteringslösning. De har integrerat informationshanteringen direkt i verktyget och länkar till informationen i precis den del av processen då det är relevant.

– Genom att kombinera intranät med en generell informationslösning har vi fått en bra och tydlig struktur för hur vi hanterar och sparar information. Då kan vi undvika pappershantering, lokal fillagring och separat dokumenthanteringssystem, vilket effektiviserar vårt arbete, säger Sara Leion, kommunikationsansvarig. 

ISO-certifiering med stöd av 2c8
Ledningssystemet sattes i bruk hösten 2015 och har sedan dess även certifierats. Nordic Medtest ville leva upp till ISO-standard 27001 och för det krävdes ett omfattande arbete. Fördelen med 2c8 Modeling Tool var att de i verktyget kunde beskriva kravbilden och kunna kartlägga var de uppfyller  kraven i processerna. Under våren fick de certifieringen och även beröm för deras sätt att visualisera informationssäkerhetskraven. 

– Flera aktörer och samarbetspartners har gillat upplägget då det är ett nytt sätt att se på certifiering. Nu planerar vi för nästa steg, en 9001-certifiering, säger Peter Furster. 

Intern samsyn genom visualisering
Peter och Sara är överens om att visualisering av verksamheten genom 2c8 Modeling Tool har lett till en tydligare överblick, ökad tillgänglighet och ökat engagemang hos medarbetarna. 

– Genom att visualisera våra processer skapade vi en intern samsyn och fick alla medarbetare att bli delaktiga. Det är absolut lättare att ha åsikter om en bild än om ett löpande textdokument, säger Peter Furster. 

– Genom att se sina enskilda processers sammanhang i helheten möjliggör vi för ett effektivt arbete med ständiga förbättringar. Vi upptäcker brister lättare och kan också se om vi borde jobba annorlunda, säger Sara Leion.  

Har ni något tips till andra som vill börja visualisera och digitalisera sin verksamhet?

– Börja i hanterbar omfattning och låt arbetet växa fram.  Se till att få struktur och ordning på prioriterade delar först. Det ger sen både mersmak och synergieffekter på verksamheten som helhet. Och framförallt lär man sig under resans gång vad som är viktigt, säger Peter Furster. 

– Ett ledningssystem ska bygga på verkliga behov i verksamheten och inte utformas enbart för att leva upp till en standard. Den största vinsten för oss är att vi jobbar effektivt och strukturerat. ISO-certifieringen blir bara en stjärna i protokollet, avslutar Sara Leion.  

Text och foto: Hanna Grevillius 

2c8
Älvgatan 5
65225, Karlstad

+46 54 212728

info@2c8.com

http://www.2c8.com/