Vi hade försökt oss på att starta upp webbprojekt i varje kommun, men utan resultat. Delvis på grund av brist på resurser och pengar. Eftersom vi samarbetat en hel del mellan kommunerna och såg i förstudier och effektkartläggningar att våra besökare hade samma behov, fick vi idén om att gå ihop och göra ett gemensamt webbprojekt, säger Emma Jidemyr, kommunikationschef, Orsa kommun.

Samma grund för alla webbplatser men med individuella anpassningar Målet i projektet var att ta fram fyra moderna, responsiva och tillgängliga servicewebbar som utgår ifrån användarnas behov. De ville därför ta fram en grund med gemensamma mallar i SiteVision, design och innehållsstruktur som alla sedan kunde använda sig av men anpassa utifrån varje kommuns förutsättningar och individuella behov.

Det var tidskrävande och ineffektivt att uppdatera webben tidigare, vilket ofta medförde att information och nyheter inte uppdaterades i den mån som det borde, berättar Anna Sanneviken, kommunikatör, Vansbro kommun.

Positiv feedback från både medarbetare och invånare

De har lyckats bra med att hålla de nya webbplatserna både enkla och tydliga, speciellt nöjda är de med den nya innehållsstrukturen som är användarvänlig för både besökare och redaktörer. De har även flera nya funktioner. Till exempel har de börjat jobba med en aktivitetskalender så att kommuninvånarna enkelt kan ha koll på vad som är på gång i kommunerna. I kalendern kan redaktörerna publicera evenemang för varje enskild kommun, och det hämtas även in vissa evenemang automatiskt från Visit Dalarnas kalender och deras webbplats.

Det finns även fler möjligheter i verktyget SiteVision för redaktörerna, som kan arbeta mer effektivt än i kommunernas tidigare publiceringsverktyg. En funktion är plusboxar, en box som expanderar och visar mer information när användaren klickar på plustecknet i den.

Dels gör den att de får plats med mycket information på webbsidor utan att besökaren behöver scrolla så mycket, dels är det en funktion som är mycket enkel för redaktörerna att skapa i verktyget. En annan funktion gör att redaktörerna kan publicera och uppdatera kontaktuppgifter till personer och funktioner, som exempelvis receptioner, på en sida snabbt och enkelt. (Menar du att de uppdaterar på ett enda ställe och det slår igenom på flera ställen eller är det bara en sida?), förklarar Ulrika Billström, Contentspecialist och utbildare, Soleil.

Samtliga kommuner har fått positiv feedback både internt och från besökare.

Vi har bara fått hyllningar och vi känner oss stolta eftersom webbplatserna ser proffsiga ut, och helheten på webbplatserna blev väldigt bra, menar Anna.

Viktigt att ha en gemensam grundläggande idé

Kommunerna är överens om att det viktigaste när man tar fram en webb ihop med andra är att alla inblandade har en grundläggande gemensam idé om hur slutresultatet ska se ut.

Det är förstås svårt att uppnå ett bra resultat om alla vill olika. Det har varit en stor fördel att våra kommuner är relativt lika i storlek, eftersom behoven annars kan skilja sig åt för mycket mellan olika kommuner, säger Emma. Jidemyr, kommunikationschef, Orsa kommun.

Lägre kostnader tack vare gemensamt projekt och redaktörsorganisation

Kommunerna har tillsammans gjort oerhörda vinster både vad gäller tid och resurser.

Det är praktiskt att ha fyra webbplatser som har samma lösning och innehållsstruktur. Ett exempel är mallarna för nyheter och krismeddelanden som redaktörerna kan publicera på alla webbplatser samtidigt, berättar Ulrika.

En del sidor har gemensam information i flera kommuner, exempelvis samarbetar miljökontoren och stadsbyggnadsnämnderna i Mora och Orsa. Det gör att det räcker att publicera informationen på en webb och så kan den visas på fler webbplatser. Dessutom är innehållsstrukturen på nivå 1 och 2 alltid lika på all fyra webbplatserna, det underlättar när redaktörerna hjälper varandra med publicering på varandras webbplatser, i exempelvis semestertider.

Det finns även funktioner som gör det enklare att uppdatera och att jobba hållbart med att underhålla webbsidorna. En specialutvecklad funktion är den för öppettider som kan publiceras för exempelvis bibliotek, simhallar, gymnastiksalar med mera. Där lägger redaktören upp standardöppettiderna och sedan bara behöver komplettera med avvikande tider vid behov, säger Ulrika.

Välfungerande samarbete

Det täta samarbetet mellan kommunerna har fungerat bra då de kompletterat varandra på ett bra sätt.

Vi utsåg en projektledare tidigt så att det fanns en person som var ansvarig gentemot Soleil. Det gjorde arbetet i projektet smidigt, säger Anna.

Att de har nära till varandra har också underlättat eftersom det är enklare att ses. Exempelvis kan de arrangera gemensamma utbildningar för redaktörer.

För att effektivisera projektet delade de även upp arbetet och ansvarsområdena inom projektgruppen och lät var och en ta ansvar för olika delar i projektet. Exempelvis delades ansvaret för att skriva nytt innehåll till de olika delgrenarna i innehållsstrukturen mellan kommunerna. När en kommun var klar med strukturen för en delgren, fick sedan övriga kommuner skriva och bygga sina delgrenar efter samma struktur och innehåll, men med lokala anpassningar där det behövdes. På det sättet har alla fyra webbplatser samma grundstruktur för innehållet.

Det täta samarbetet från projektet fortsätter även nu när själva projektet är avslutat och huvudredaktörerna i kommunerna fortsätter med avstämningsmöten varje vecka.

Om någon av oss ser behov av en ny funktion diskuterar vi det alltid inom gruppen först för att se över hur behovet ser ut från övriga kommuner. Det har varit en stor trygghet att vara flera kommuner som jobbar gemensamt. Vi stöttar verkligen varandra för att nå bästa resultat, förklarar Patrik Leonhed, kommunikationsstrateg, Mora kommun.

Gemensamt förvaltningsavtal för support och förvaltning

De fyra kommunerna har även ett gemensamt förvaltningsavtal med Soleil, där en förvaltningsledare från Soleil har avstämningsmöte med dem varje vecka och där vidareutvecklingen av sajterna planeras och genomförs. Kommunerna kommer alltid först gemensamt överens om vilka prioriteringar som ska göras bland ärendena. Att ha ett gemensamt förvaltningsavtal för support är ett bra sätt för mindre kommuner att få lägre förvaltningskostnader.

Samarbetet med Soleil har fungerat väldigt bra och vi är nöjda. Framförallt var det ordning och reda med Soleil och det gick snabbt att komma igång med projektet, säger Emma. Det är väldigt viktigt att personkemin fungerar i ett sånt här projekt, både mellan oss beställare i kommunerna och med Soleil. Och det har det gjort, avslutar Emma.

Besök webbplatserna:

Morakommun.se
Orsa.se
Vansbro.se
Alvdalen.se

Läs mer på soleilit.se.

Soleil
Järnvägsggatan 2
65225, Karlstad

+46 (0)73 370 06 92

info@soleilit.se

http://www.soleilit.se/