Vi vill ha en lärande organisation med gemenskap i fokus och där det känns som om vi alla tillhör ett och samma kontor. Det är en utmaning att hålla ihop alla 750 medarbetare på 40 olika platser, men tack vare det nya intranätet kan alla dela med sig av kunskap och snabbt nå information, berättar Jonas Hellström, kommunikatör, Gryning vård.

Viktigt att kartlägga önskade effekter av intranätet

Steg ett var att göra en effektkartläggning för att kort och gott kartlägga de effekter som organisationen ville uppnå med ett nytt intranät. Detta arbete hade Gryning vård genomfört sedan tidigare, vilket blev en bra grund för Soleils arbete med att utveckla intranätet.

Vi genomförde en workshop för att få fram det allra viktigaste utifrån effektkartläggningen. Då såg vi vilka delar som ryms i paketlösningen och vilka anpassningar vi behövde göra för att svara upp mot alla behov, förklarar Ann Svalling, projektledare, Soleil.

Alla dokument sökbara tack vare specialutvecklad sökfunktion

Den mest omfattande anpassningen som gjordes var en integration mellan SiteVision och Gryning vårds kvalitetshandbok. Det var viktigt att samla alla dokument på ett ställe för att slippa dubbellagring och samtidigt säkerställa att informationen alltid är aktuell.

Sökfunktionerna i handboken och SiteVision är sammankopplade för att medarbetarna ska hitta allt de behöver direkt på intranätet, utan att behöva veta var olika typer av information ligger. Den som vill kan gå direkt till kvalitetshandboken via en länk. Där är allt innehåll kvalitetssäkrat, annars får inte dokumentet ligga i handboken. Det är något som är mycket viktigt för dem, säger Ann.

Redaktörerna har sökanpassat texterna

Informationen är mycket lättillgänglig, dels genom sökfunktionen, men också tack vare ett gediget arbete med innehållet. De olika funktionerna inom organisationen har ansvarat för att skriva om sina sidor.

Vi har indexerat all information som rör HR (personalfrågor), fastigheter och fordon med mera. Tack vare det och integrationen mellan intranätet och kvalitetshandboken är det lätt att söka igenom alla system samtidigt, säger Jonas.

På det gamla intranätet fanns mycket pdf:er, vilket gjorde att informationen inte var sökbar.

Det gamla intranätet var mer som en filhanterare så skillnaderna är enorma. Nu är det kortare texter fördelat på fler sidor, vilket blir mer logiskt för dem som söker efter information. Vi fortsätter att jobba med förbättringar och tittar på sökhistorik för att se vad folk söker efter. Vi vill också gärna ha medarbetarnas hjälp med feedback, säger Jonas.

Kunskapsutbyte och känsla av samhörighet

Gryning vård håller på att ta fram rutiner kring hur de ska jobba för att utnyttja intranätets sociala funktioner på bästa sätt.

Jag tycker att vi fått rätt förutsättningar för att skapa engagemang och delaktighet. Intranätet möjliggör kunskapsutbyte och ger känslan av att vi är en del av en och samma organisation. De flesta lokala kontor var tidigare enskilda företag som blivit en del av vår stora organisation, så att skapa samhörighet är viktigt för oss, menar Jonas.

Målet är att använda gruppnyheter för att målgruppsanpassa informationen så långt som möjligt.

När vi kan tillgängliggöra och målgruppsanpassa all information på ett enkelt sätt slipper vi många onödiga mejl och det är verkligen ett plus, avslutar Jonas.