Nu har de ett intranät som bygger på vår paketlösning Skalbar365 med SiteVision som plattform och där diverse verktyg från Microsoft 365 är integrerade. Det har gjort att utvecklingsprojektet blev mer kostnadseffektivt, att de bättre kan använda både personal och kunskap och att de blir mer effektiva när de kan återanvända och publicera samma information på fler ställen.

Vi kände att det var givet att testa att göra detta tillsammans eftersom vi använder samma plattform, verktyg och har gemensam IT-drift. Då kunde vi dra nytta av alla gemensamma resurser; medarbetare, kunskap och ekonomi. Dessutom har vi målsättningar på kommunledningsnivå om att samarbeta, berättar Pierre Klasson, kommunikationschef i Sävsjö kommun.

Förstudier med workshoppar och enkät

De startade med en förstudie för att se hur andra gjort och lät medarbetarna svara på en omfattande enkät om sina önskemål kring internkommunikation.

– Vi förankrade det väldigt väl och hade även workshoppar med utvalda i verksamheterna, säger Annelie Jönsson, kommunikationschef i Vetlanda kommun.

En bra och effektiv start på varje medarbetares arbetsdag

Förutom själva startsidan på intranätet som visar exempelvis nyheter för den kommun medarbetaren arbetar på tillsammans med annan kommunövergripande information, så finns det även en personlig sida för varje medarbetare. Där hittar de exempelvis nyheter för den förvaltning de arbetar på, sin egen kalender och de senaste dokumenten med mera. Med informationen på den personliga sidan upplever medarbetarna att de har större nytta av det nya intranätet. Det är inte bara ett ställe för att söka information, utan även ett effektivt arbetsverktyg.

Mer relevant innehåll med nyheter anpassade för olika målgrupper

På det nya intranätet är nyhetsflödena anpassade efter olika målgrupper, exempelvis får cheferna sina nyheter, olika förvaltningar och enheter får sina. Det gör att nyheterna blir mer relevanta för medarbetarna och de slipper att lägga tid och engagemang på ointressant och irrelevant innehåll. Dessutom kan redaktörerna i en kommun skicka ut en nyhet till medarbetarna i någon av de andra kommunerna, om den gäller för fler. Återanvändningen gör redaktörernas arbete mer effektivt.

Det som redaktörerna uppskattar mest är att de kan låna av varandras innehåll.

– Mallarna i Sitevision är enkla att använda, det finns färre nu, som vi kan använda till fler saker. Och det är lättare att veta vilken de ska använda till vad, menar Pierre.

Storstädning med smart rensning och fokus på förbättrad sökfunktion

Kommunerna har städat mycket och tagit bort inaktuell information. Genom den nya sökfunktionen går det dessutom att filtrera på webbsida, dokument, person eller guider. Det gör att medarbetarna har betydligt lättare att hitta det de letar efter.

– Alla kommuner hade ganska bristfälliga sökfunktioner. Våra medarbetade var tydliga med att den var kass, så det har vi jobbat mycket med. Och det hör jag inget om nu, säger Annelie.

– De har även systemet Info caption, som är ett slags guidesystem med möjlighet att göra guider för exempelvis lönerapport, semesteransökan och olika system. Här kan redaktörerna använda bild, video och text för att skapa ”steg för steg”-instruktioner. Sedan kan användarna söka efter det de vill ha guidning i, detta finns integrerat i sökfunktionen, förklarar Fredrik Stodne, projektledare, Soleil.

Utmanande med tre gånger så många målgrupper och olika utgångslägen

– Att bygga en struktur som funkar för alla tre kommuner är en utmaning. Det blir alla målgrupper gånger tre, kan man säga. En annan utmaning är att vissa är anställda i flera kommuner, exempelvis genom gemensamma servicefunktioner. Då ska de kunna komma in som användare i flera kommuner med sin e-postadress, som är kopplad till en kommun, säger Fredrik.

Själva upplevde kommunikationscheferna en utmaning med Microsoft 365 eftersom de inte hade arbetat med det tidigare och inte hade någon större kunskap om de olika funktionerna.

– Då vi fick Microsoft 365 precis när vi började med projektet visste vi inte mycket om hur vi skulle förhålla oss till det. Men vi insåg att det vore dumt att inte integrera det när vi ändå skulle ta fram intranätet. Vi fick att besluta om saker vi inte riktigt visste något om helt, säger Pierre.

– Det hade varit svårt att göra den här resan själva. Soleil har nog också haft en stor nytta av att vi gjorde detta tillsammans också, säger Anette Stendahl, kommunikationschef i Eksjö kommun.

Framgång att våga lita på varandra

Projektet har fungerat bra tack vare att de har stort förtroende för varandra.

– Vi gillar att samarbeta och gör gärna det. Det har fungerat jättebra att dela på alla resurser. Vi hade olika erfarenheter som vi kunde ta vara på, tycker Pierre.

När de startade var planen att ha en gemensam sida för en viss typ av information, men nu har de istället olika sidor var och en. Däremot kan de återanvända de andras information om de vill för att slippa uppfinna hjulet på nytt.

– Vi hade ambitionen att ha mycket mer ett och samma intranät än vad det blev. Vi upptäckte att vi var lite mer olika än vi trodde. Det var en lärdom, menar Annelie.

Sparar pengar både i vardagen och långsiktigt

Nu har de bara en licenskostnad att dela på, istället för att betala för olika plattformar som de gjorde innan. Och varje ny funktion kan alla tre kommuner nyttja.

– Det är en besparing vad gäller förvaltningskostnad. Vi hade nog inte kunnat lösa alla utvecklingsfrågor själva hos oss i vår kommun, säger Anette.

– Vi har ett intranät på plats som innehåller de delar vi eftersträvade, men vi vill göra fler integrationer på sikt. Det är en process att utveckla det, det blir aldrig färdigt och vi har avsatt några kronor till en utvecklingsbudget, säger Annelie.

Vinster med samarbetet

  • Lägre utvecklingskostnader för varje kommun.· Möjlighet till att återanvända och publicera samma information på flera ställen.
  • Roterande ansvar för projektledning, som skapar högre engagemang och ger nya infallsvinklar.
  • Bättre utnyttjande av resurser vad gäller personal och kunskap.

Faktaruta

  • Huvudeffektmål: Den digitala arbetsplatsen ska vara vår naturliga utgångspunkt i det dagliga arbetet för åtkomst till verktyg, information, kommunikation, samarbete och delaktighet.
  • Mest uppskattad funktion: sökfunktionen och att även medarbetare med online-licenser i Microsoft 365 kan nå sin kalender och sin e-post.

Soleil
Drottninggatan 21
65225, Karlstad

+46 (0)73 370 06 92

info@soleilit.se

http://www.soleilit.se/