Kan man genomföra projekt med hög kvalitet i rätt tid till en beslutad kostnad och samtidigt behålla en god livskvalitet? Absolut! Digitala, effektiva kommunikationslösningar har öppnat upp för att vi kan samarbeta oavsett var vi befinner oss. Att skapa förändringsledning på distans ger många fördelar för såväl resultat som för den enskilda projektmedlemmens välbefinnande.  

Förändringsledning handlar om att förändra en organisations arbetssätt och rutiner från ett nuläge till ett nytt läge som man tror är bättre för personalen, produktionen och därmed sannolikt också för lönsamheten. En utmaning hos många organisationer är att fortsätta driva sin egna verksamhet framåt parallellt som de ska orka med ett förändringsarbete. En bra idé är då att ta in en förändringsledare som tar ansvar för processen. Men behöver man ordna med projektkontor och på en särskild geografisk plats för att få det att hända?

Vi på Xmentor Management jobbar med framgång i flera projekt med förändringsledning på distans. Detta arbetssätt passar perfekt i projekt av mer administrativ karaktär där man inte behöver ha daglig kontakt med kunden. Ett nytt livskvalitetsindex från Tillväxtverket (2018) visar på att landsbygdsbor har högre livskvalitet än storstadsbor. Ändå söker sig många svenskar till tätorten. Kanske tror man att dom på landet inte är delaktiga i det som händer och att det inte går att förena en god livskvalitet med att göra karriär. Men det är långt ifrån sant.

Dagens teknik möjliggör arbete på distans och medför till och med fördelar. Bland annat kapar man kostnader för projektkontor och arbetsplatser och IT-nätverk. Att projektgruppen inte behöver vara knuten till en viss geografisk plats, möjliggör att man istället kan skapa en skräddarsydd projektgrupp med specifika kompetenser. Detta innebär att företaget kan rekrytera människor med spetskompetens, säkerställa leverans av hög kvalitet och därmed öka sin konkurrenskraft. Det är verkligen inte tiden på kontoret som är avgörande för prestationen, utan kvaliteten i det som redovisas.

För den enskilde individen innebär det att man kan förena en karriär och sitt livspussel. Man kan bo var man vill, hämta barn på förskolan och även ta sig an stora, prestigefyllda uppdrag. Genom detta arbetssätt minskar stressen samtidigt som produktiviteten och effektiviteten ökar. För kunden innebär det i sin tur att de får ett bättre resultat, till en lägre kostnad, eftersom projektmedlemmarna trivs och är motiverade.

För att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att leda på distans behövs en bra projektspecifikation och projektplan samt en duktig projektledare som kan hålla ihop projektet. Det krävs stor tillit till varandra och stor frihet där alla projektmedlemmarna har tydligt fördelade roller och ansvarsuppgifter. Detta ställer självklart stora krav på disciplin och att alla levererar efter uppsatta deadlines och mål. Att bibehålla en god kommunikation genom hela projektet är A och O. Självklart behöver man också ha fysiska träffar med jämna mellanrum och regelbundna avstämningar via telefon, Skype eller mail.

Vi lever i en föränderlig värld där digitaliseringen ändrar våra affärsmodeller och beteenden. Vi kan med säkerhet säga att sättet att arbeta om några år inte kommer se likadant ut som idag. Vill du vara en attraktiv arbetsgivare, fortsätta vara konkurrenskraftig och skapa mervärde för såväl medarbetare som kunder så gäller det att anpassa dig och hänga med i den digitala utvecklingen.

Vad är då viktigt att tänka på när man skapar ett projekt på distans för att genomföra en förändring?

  • Ett stort mandat från ledningen
  • En tydlig plan med realistiska tider för slutmålet och de delmål som ska uppnås, en realistisk ekonomi och realistiska kvalitetsmål
  • En bra extern projektledare och en projektgrupp som består av både organisationens egen personal och externa konsulter
  • En styrgrupp för projektet som är beslutsmässig och ger ett bra stöd till projektet

Xmentor management
Östra Torggatan 2C
65224, Karlstad

+46 (0) 730 - 36 76 25

jennie.nordentjell@xmentor.se

http://www.xmentor.se/