Vi ville ha ett nav för vår kultur där alla kan mötas och samarbeta, säger Hanna von Knorring Hällkvist, projektledare, Collectum.

Det nya intranätet skulle utgå ifrån användarnas behov, och synliggöra medarbetarna på ett bättre sätt. Tidigare låg fokus bland annat på information om vad som händer på Collectum, på omvärldsbevakning och länkar till system som exempelvis tidsredovisning.

De sociala funktionerna möjliggör samarbete och interaktion på ett sätt som inte var möjligt tidigare. Kollegor kan dela dokument och utbyta erfarenheter genom chatt och gemensamma dokumentytor, förklarar Charlotta Ivansson, projektledare Soleil.

Tydliga behov med hjälp av intervjuer och workshoppar

I uppstarten av projektet genomfördes intervjuer med alla enheter och chefer för att ta vara på deras nehov, intressen och önskemål. Enheterna medverkade även på en workshop där de fick beskriva sina behov. Det kom fram att de viktigaste målen var att det ska vara lättare att hitta information, personal, dokument och system. Intranätet skulle också vara mer levande och erbjuda bättre möjligheter till samarbete, interaktion och informationsutbyte.

Paketlösning i SiteVision Cloud

Intranätet är byggt i SiteVision Cloud och med utgångspunkt ur paketlösningen Skalbar, men med ett antal kundanpassningar för att få det exakt utifrån Collectums effektmål.

För oss är det nytt att ha driften av intranätet i molnet och det känns kul att kunna bevisa att det funkar att arbeta så, säger Hanna.

Paketlösningen som grund bidrog till ett kostnadseffektivt utvecklingsprojekt, men även de löpande kostnaderna för licenser, underhåll och drift blir lägre genom att använda SiteVision Cloud.

Ett mer levande, aktuellt och personligt intranät

Med hjälp av en fungerande sökfunktion inklusive personalsök är det nu enkelt att hitta kontaktuppgifter till och lära känna medarbetare. Det finns även en tydlig navigering på gruppsidorna och en specialanpassad grupp för kundservice med fokus på nyheter, dokumentation och kalender. Detta gör att alla snabbt hittar de funktioner som underlättar arbetet.

Det gamla intranätet var helt statiskt. Nu får vi mycket positiv feedback från medarbetare som tycker att det är enkelt att söka efter information och att det känns levande och modernt , menar Hanna.

Säker och effektiv dokumenthantering

Med den nya dokumenthanteringen i SiteVision Cloud slipper Collectum dubbellagring av dokument och risken att filer fastnar på någons hårddisk. Det syns även vem som laddat upp ett dokument och när.

Det gör att alla ändringar är enkla att spåra och det blir lättare att ha koll på vad som är aktuellt och inte, säger Charlotta.

Enkelt att uppdatera

SiteVisions CMS är enkelt att hantera eftersom användargränssnittet är enkelt.

För att stötta Collectum i sina utmaningar kring sökfunktionen vad gäller både teknik och innehåll genomförde vi exempelvis en sökworkshop och tog fram en manual som hjälper dem i sitt arbete med att publicera sökanpassat innehåll, berättar Charlotta.

Vi får mycket tips på förbättringar eftersom medarbetarna är så engagerade. De vet att det går att påverka och då vill alla ha det så bra som det bara går, säger. Hanna