1. Förebyggande ordning & reda 

Det första tipset är egentligen ett av de viktigaste tips vi kan ge er. Samtidigt är det för sent för 2018 om ni inte redan har använt er av det: Se till att ha ordning och reda löpande under hela året!

OM ni nu i bokslutstider sitter och inte har full kontroll på alla balansposter etc. Bestäm då redan idag att ni skall införa kvalitet i processerna från start 2019! Bokslutsarbetet nästa år blir så mycket enklare och billigare på det sättet.

2. Reducera kostnaden för revisorerna

Oavsett egen ekonomiavdelning eller outsourcad dito, är kostnaden för bokslutsarbetet alltid billigare i utförande för de som gjort redovisningen under året. Jämfört med vad kostnaden är att revisorn skall behöva in och ändra/arbeta om avstämningar, specar etc (om så inte är fallet har ni antingen fel ekonomileverantör eller fel revisorer).

Man skall dock använda revisorns stöd för det fall man själv t.ex. inte har kompetensen inom visst område. En extern ekonomileverantör sitter också alltid med avvägningen att koordinera komplicerade delar i årsbokslutet med revisorerna. I syfte att spara tid/kostnader för er som kund och reducera risken att behöva arbeta om i samband med revisionen.

I normalfallet tjänar ni på att allt är så färdigt som möjligt när ni lämnar till revision. Så att revisorns arbete (högt pris/timme) minimeras.

3. Skicka ut begäran till leverantörer

Har ni leverantörer som levererat men inte fakturerat? Skicka brev till era leverantörer med begäran om att komma in med alla ev. anspråk senast ett visst datum.

Så slipper ni chansa på belopp i bokslutet. Belopp som sedan kan slå negativt(/positivt) 2019 om de är fel.

Sätt sedan på agendan att göra det redan i slutet av november inför 2019 års bokslut. Med begäran om fakturering senast t.ex. 3 januari 2020. Då får ni även mer korrekt månadsbokslut för december.

4. Gardera med interimsboksningar

Finns det kostnader ni vet kommer att komma, gardera er genom att interimsboka.

Det är mycket tråkigt när kostnader som egentligen hör till föregående år, plötsligt ställer till det i innevarande år (av någon konstig anledning är det i 99 fall av 100 också kostnader/negativa överaskningar som råkar dyka upp..).

5. Ta tillfället i akt

Årsbokslut innebär ställningstagande kring eventuella kundförluster. Även om ni förstås fortsätter att bevaka kundfordringar ända in i ev. konkursbon, kan det vara bra att skriva av kundförluster och bita i det sura äpplet nu i årsbokslutet.

Då kan ni även begära tillbaka moms ni ligger ute med till SKV så svider det något mindre likvidmässigt.

6. Proaktivitet vs revisor

Tänk på att ta kontakt med revisorerna i god tid och planera in revisionstidpunkten (har ni extern ekonomileverantör behöver ni förstås inte tänka på det då ekonomileverantören bevakar detta åt er och påminner/koordinerar med revisorerna i god tid).

Vintern/våren är en hektisk tid även för revisorer och det gäller att vara tidig för att kunna styra tidpunkten till när det passar just er.

7. Undvik utdragen revisionsprocess

Se till att revisionsprocessen, precis som andra processer i verksamheten, sker snabbt och effektivt. Samt i nära anslutning till aktuellt verksamhetsår.

En utdragen revisionsprocess, från start till mål, innebär risk för att revisorn vill göra om granskningar vilket ökar kostnaderna. En revisor som t.ex. granskat bokade interimsposter i februari kommer (om det är en seriös revisor) att vilja göra om granskningen ifall allt med revisionen inte är klart i maj/juni. Då är nämligen sannolikheten hög att faktiskta kostnader/intäkter influtit och då är det dessa som skall reserveras i årsbokslutet (istället för tidigare antagna interimsbokningar).

En utdragen process där revisionen startar först i maj/juni leder till att revisorn får krav på sig att även granska första månaderna i 2019. Även om revisionen egnetligen handlar om 2018.

Revisorn har bl.a. till uppgift att hålla sig ajour och signalera för signifikanta förändringar i verksamheten per tillfälle revisionsutförandet sker. Och granskning av mer material innebär högre kostnader.

8. Utvärdera kostnaderna

En bra regel är också att årsvis passa på att utvärdera kostnaderna. Dels kostnaderna för den externa redovisningshjälp ni anlitat, dels kostnaderna för revisionen.

Ni frågar er revisor hur ekonomileverantören har skött redovisningen under året, om man verkar ha kontroll och kvalitet i utförandet samt om revisorn anser kostnaden för leveranserna vara rimlig?

På motsvarande sätt frågar ni er ekonomileverantör om kostnaderna för revision är rimliga?

Ekonomileverantören vet ju exakt i vilket skick redovisningen inklusive alla specifikationer är lämnade till revisorerna. Och kan därför enkelt estimare normal ungefärlig kostnad för revisionsuppdraget. Ekonomileverantörern har ju också många andra kunders revision att jämföra med.

(Ovanstående möjlighet är också en av alla anledningar att aldrig anlita samma företag för revision som för utförande av ekonomitjänster som sedan skall revideras – risk för jäv).

9. K10 och löneuttag – egentligen försent men…

Nu en bit in i 2019 är det egentligen försent att göra något kring möjligheten för ägarledda bolag att nå högra utdelning med låg skatt (3:12-reglerna). Och er ekonomileverantör har alldeles säkert tagit upp ämnet och lämnat beslutsunderlag till er redan Q3/Q4 2018.

Men det kan ju hända att man ångrar sig i sitt beslut och ändå skulle vilja öka sitt löneuttag för att få del av Huvudregeln och därmed lägre skatt. Kanske tom avsevärt lägre skatt.

Anledningen kan ju även vara att ni nu ser att resultatet faktiskt blev lite högre än ni hoppats på och att det därför finns ekonomiskt utrymme för högre lön.

Även om vi passerat årsskiftet går det faktiskt att rätta till situationen. Ta kontakt med er ekonomileverantör så hjälper de er säkert gärna så att ni får en så bra skattesituation som möjligt.

10. Återboka interimsposterna

Så det 10:e tipset här: Glöm inte att återboka interimsposterna när de faktiska kostnaderna/intäkterna flyter in. Återigen handlar det om att hela tiden, månad för månad, kunna presentera rättvisande bild av verksamheten. Och slippa negativa bakslag där beslut fattats baserat på felaktig information i redovisningen.

AB Nya Ekonomikompetens
Tynäsgatan 10
65216, Karlstad

+ 46 (0)70-359 54 00

kontakt@nyaek.se

http://www.nyaek.se