Vi tittade på några olika alternativ och utifrån det vi ville uppnå och storleken på vår organisation föll valet på SharePoint. Vi ville ha en närmare koppling mellan vårt vardagliga arbete och intranätet. Det skulle bli enklare att hitta och jobba med informationen, berättar Tony Lundberg, CIO, Nektab.

Åtkomst för alla som är på språng

Med 90 medarbetare och mellan 150-250 underkonsulter behövs ett lättillgängligt intranät där medarbetarna snabbt hittar information om exempelvis nyanställningar och verksamhetssystem. Eftersom Nektab redan använde en del av Microsoft 365 var det ett lätt val att utveckla det som redan fanns tillgängligt. Utöver smidig hantering av dokument, projekt, interna bloggar och personalhandbok samt information till nyanställda har nu dessutom de som är ute i fält tillgång till intranätet via en app.

Oändliga möjligheter att bygga nya appar och funktioner

Nektab ville ha intranätet som en grund för en större infrastruktur med filhantering, samarbeten och möjlighet att kunna bygga funktioner och appar utifrån detta.

Vi skapar automatiska arbetsflöden med mera så att de slipper göra det manuellt. Det finns mycket som vi kan bygga vidare på nu, förklarar Jörgen Nylén, MS365-ansvarig och tjänstedesigner, Soleil.

Mycket av den tidigare informationen gick att återanvända så det blev ett resurseffektivt projekt. Vi gjorde en migration och flyttade över informationen, men gav informationsstrukturen ett lyft, säger Jörgen.

Igenkänning med hjälp av designanpassning

Det finns vissa begränsningar i Sharepoint vad gäller design, men vi har anpassat allt som går att anpassa för att göra upplevelsen mer ”hemma” för användarna.

Vi gjorde ett stort varumärkesarbete för några år sedan och detta hade inte tagits till vara på det gamla intranätet, men nu har vi fått in rätt grafisk layout, bilder och färger. Därför blir det en närmare koppling mellan externwebb och intranät, tycker Tony.

Medarbetarna ger 4,4 av 5 poäng

Vi gjorde en enkät för att undersöka hur medarbetarna upplever grafik, användarvänlighet, prestanda och huruvida det är lätt att hitta. Vi fick 4,4 av 5 poäng. Det vi kan se är effekten av att folk vet att detta är vår primära kommunikationsplattform – det är en helt annan interaktivitet och ett större inflöde av nyheter än tidigare. Det har gett effekt i vardagen, säger Tony.

Det som lätt försvann långt bak i filsystemen och tog tid att hitta tidigare är nu istället lättåtkomligt.

Vi är väldigt nöjda. Det har varit en bra resa att jobba med Soleil, avslutar Tony.